21 de agosto de 2014

Resumo sobre o Guia PMBOK de Gerenciamento de Projetos

21.8.14


O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) fornece um conjunto amplamente reconhecido de boas práticas com o fim de causar um impacto significativo no sucesso de um projeto. O guia ganhou destaque por apresentar conhecimentos e práticas aplicáveis na maior parte dos projetos. No entanto, não deve ser considerado como um guia extremamente rígido, no qual o conhecimento deva ser aplicado uniformemente a todos os projetos. Cabe à equipe de gerenciamento do projeto a responsabilidade de determinar o que é apropriado para um projeto específico.

Cabe ressaltar que o conceito de projeto refere-se a um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Dessa forma, os projetos possuem um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir. Um projeto também poderá ser encerrado se o cliente (cliente, patrocinador ou financiador) desejar encerrá-lo.

Embora os projetos possuam caráter temporário, isto não significa que ele possuam, necessariamente, curta duração. O termo se refere ao engajamento do projeto e à sua longevidade. A maioria dos projetos têm em seu propósito refletir em resultados duradouros, que vão além do período de duração do próprio projeto. Por exemplo, um projeto de construção de um monumento nacional criará um resultado que deverá durar séculos. Os projetos também podem ter impactos sociais, econômicos e ambientais que terão duração mais longa que os projetos propriamente ditos.

Cada projeto cria um produto, serviço ou resultado único. O resultado do projeto pode ser tangível ou intangível. Embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas e atividades do projeto, esta repetição não muda as características fundamentais e exclusivas do trabalho do projeto. Por exemplo, prédios de escritórios podem ser construídos com materiais idênticos ou similares e pelas mesmas equipes ou equipes diferentes. Entretanto, cada projeto de prédio é único, com uma localização diferente, um design diferente, circunstâncias e situações diferentes, partes interessadas diferentes, etc.

Um esforço de trabalho contínuo é geralmente um processo repetitivo que segue os procedimentos existentes de uma organização. Por outro lado, em virtude da natureza exclusiva dos projetos, pode haver incertezas ou diferenças quanto aos produtos, serviços ou resultados criados pelo projeto.

O PMBOK possui cinco grupos de processo e dez áreas de conhecimento.

Os grupos de processos do PMBOK são cinco:
  1. Iniciação: os processos executados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase.
  2. Planejamento: os processos necessários para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.
  3. Execução: os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do projeto.
  4. Monitoramento e Controle: os processos exigidos para acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes. 
  5. Encerramento: os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou fase.
Esses cinco grupos têm dependências claras, são em geral executados em cada projeto e interagem muito entre si. Os grupos independem de áreas de aplicação ou especialização do setor. Os grupos de processos individuais e os processos individuais são frequentemente iterados antes da conclusão do projeto e podem ter iterações dentro de um grupo de processos e entre os grupos de processos. A natureza dessas iterações varia de um projeto para o outro e podem ou não ser executadas em uma ordem específica.

Qualquer projeto, do mais simples ao mais complexo, deveria considerar as 10 áreas apresentadas no PMBOK para minimizar os riscos de fracasso. As áreas são apresentadas a seguir.

I. Gerenciamento da integração do projeto

O gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dentro dos grupos de processos de gerenciamento do projeto. No contexto de gerenciamento de projetos, integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e ações integradoras que são essenciais para a execução controlada do projeto até a sua conclusão, a fim de gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas, e atender aos requisitos. O gerenciamento da integração do projeto inclui fazer escolhas sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e gerenciamento das dependências mútuas entre as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. Os processos de gerenciamento de projetos são geralmente apresentados como distintos e com interfaces definidas, embora, na prática, eles se sobrepõem e interagem de diversas maneiras. Os principais processos desta área são:
  • desenvolver o termo de abertura do projeto;
  • desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;
  • orientar e gerenciar o trabalho do projeto;
  • monitorar e controlar o trabalho do projeto;
  • realizar o controle integrado de mudanças;
  • encerrar o projeto ou fase.

II. Gerenciamento do escopo do projeto

O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto está relacionado principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto. Como principais processos têm-se:
  • planejar o gerenciamento do escopo;
  • coletar os requisitos;
  • definir o escopo;
  • criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A EAP é a decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas exigidas. Cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto.
  • validar o escopo;
  • controlar o escopo.

III. Gerenciamento do tempo do projeto

O Gerenciamento do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. Os processos de gerenciamento do tempo do projeto e suas ferramentas e técnicas associadas são documentados no plano de gerenciamento do cronograma. Os principais processos de gerenciamento do tempo são:
  • planejar o gerenciamento do cronograma;
  • definir as atividades;
  • sequenciar as atividades;
  • estimar os recursos das atividades;
  • estimar as durações das atividades;
  • desenvolver o cronograma;
  • controlar o cronograma.

IV. Gerenciamento dos custos do projeto

O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. Em alguns projetos, especialmente aqueles com menor escopo, a estimativa e orçamento de custos estão tão firmemente interligados que podem ser vistos como um processo único que pode ser realizado por uma pessoa num período de tempo relativamente curto. A habilidade de influenciar o custo é maior nos estágios iniciais do projeto, tornando crítica a definição inicial do escopo. Alguns processos de gerenciamento de custos são:
  • planejar o gerenciamento dos custos;
  • estimar os custos;
  • determinar o orçamento;
  • controlar os custos.

V. Gerenciamento da qualidade do projeto

Inclui os processos e atividades que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, com o propósito de satisfazer as necessidades para as quais o projeto foi empreendido. O gerenciamento da qualidade dá suporte às atividades de melhoria do processos contínuo e trabalha para garantir que os requisitos do projeto, bem como os requisitos do produto, sejam cumpridos e validados.

O gerenciamento da qualidade se aplica a todos os projetos, embora as medidas e técnicas de qualidade sejam específicas do tipo de entrega produzida pelo projeto. Os principais processos que fazem parte desta área são:
  • planejar o gerenciamento da qualidade - identificação dos requisitos e padrões de qualidade;
  • realizar a garantia da qualidade - auditoria dos requisitos e dos resultados;
  • realizar o controle da qualidade - monitoramento e registro dos resultados.

VI. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto

Inclui os processos que organizam, gerenciam e guiam a equipe do projeto. A equipe do projeto consiste das pessoas com papéis e responsabilidades designadas para completar o projeto. Os membros da equipe do projeto podem ter vários conjuntos de habilidades, atuar em regime de tempo integral ou parcial, e podem ser acrescentados ou removidos da equipe à medida que o projeto progride. Os membros da equipe do projeto também podem ser referidos como pessoal do projeto.

Existe também a equipe de gerenciamento de projetos, a qual é um subconjunto da equipe do projeto e é responsável pelas atividades de gerenciamento do projeto e liderança, como iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento das várias fases do projeto. Este grupo também pode ser chamado de equipe principal, equipe executiva, ou equipe de liderança. Os principais processos de gerenciamento de RH são:
  • desenvolver o plano dos recursos humanos;
  • mobilizar a equipe do projeto;
  • desenvolver a equipe do projeto;
  • gerenciar a equipe do projeto.

VII. Gerenciamento das comunicações do projeto

Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Os principais processos incluem planejar, gerenciar e controlar as comunicações.

VIII. Gerenciamento dos riscos do projeto

O Gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas e controle de riscos de um projeto. Os objetivos do gerenciamento dos riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto. Os principais processos dessa área são:
  • planejar o gerenciamento dos riscos—definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto; 
  • identificar os riscos—determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação das suas características; 
  • realizar a análise qualitativa dos riscos— processo de priorização de riscos para análise ou ação posterior através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto; 
  • realizar a análise quantitativa dos riscos—analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto; 
  • planejar as respostas aos riscos—desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto; 
  • controlar os riscos— processo de implementar planos de respostas aos riscos, acompanhar os riscos identificados, monitorar riscos residuais, identificar novos riscos e avaliar a eficácia do processo. 

IX. Gerenciamento das aquisições do projeto

Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças que são necessários para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe do projeto. O gerenciamento das aquisições do projeto também inclui a administração de todos os contratos emitidos por uma organização externa (o comprador) que está adquirindo os resultados do projeto da organização executora (o fornecedor), e a administração das obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto pelo contrato. Envolve, entre outros, os seguintes processos: 
  • planejar o gerenciamento das aquisições - documentação das decisões; 
  • conduzir as aquisições - obtenção de respostas de fornecedores e adjudicação do contrato; 
  • controlar as aquisições - gerenciamento das relações; 
  • encerrar as aquisições. 

X. Gerenciamento das partes interessadas (stakeholders) do projeto

Esta área do conhecimento foi incluída na quinta edição do PMBOK, de 2013. O gerenciamento das partes interessadas do projeto inclui os processos exigidos para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o engajamento eficaz das partes interessadas nas decisões e execução do projeto. O gerenciamento das partes interessadas também se concentra na comunicação contínua com as partes interessadas para entender suas necessidades e expectativas, abordando as questões conforme elas ocorrem, gerenciando os interesses conflitantes e incentivando o comprometimento das partes interessadas com as decisões e atividades do projeto. A satisfação das partes interessadas deve ser gerenciada como um objetivo essencial do projeto. Os principais processos incluem:
  • identificar as partes interessadas; 
  • planejar o gerenciamento das partes interessadas - desenvolver estratégias para engajar as partes interessadas; 
  • gerenciar o engajamento - comunicação e trabalho com as partes interessadas; 
  • controlar o engajamento - monitorar os relacionamentos. 

Referências

Guia PMBOK, 2013, 5th ed., 595 p. Newtown Square: Project Management Institute.

Escrito por

Mestre e Doutorando em Administração

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